Al decennia lang wordt het probleem van de ‘disconnected’ organisatie afgebeeld als een organisatie met silo’s. Verticale structuren met duidelijke grenzen waar verschillende productgroepen en/of afdelingen op papier allemaal het grote bedrijfsdoel ondersteunen maar in werkelijkheid overal barrières opwerpen om vooral met hun eigen succes bezig zijn.
De nadelen van silo’s werden pas echt duidelijk toen steeds meer ICT ingezet werd en decentralisatie voor veel organisaties de norm werd. Kleine, zelfsturende teams leken het antwoord voor grote bedrijven waar alleen de top (het bestuur of de gemeenteraad) beslissingen nam. Natuurlijk bracht decentralisatie veel voordelen. Maar nu digitalisering bij veel organisaties in de top 3 van belangrijke prioriteiten staat lopen we ook tegen de problemen aan die door deze decentralisatie zijn ontstaan.
Klant- of bedrijfsgegevens die op meerdere plaatsen bijgehouden worden. Contractnummers, financiële gegevens, voorraden, studieresultaten of aantallen bezette IC bedden die moeten worden samengesteld uit gegevens van verschillende systemen. Privacy gevoelige gegevens die overal ‘rondzwerven’ en vooral heel veel IT capaciteit die verloren gaat door te zorgen dat verschillende systemen en omgevingen (cloud- en on-premise) gegevens kunnen uitwisselen.
Vooral tijdens de Covid-19 pandemie is gebleken dat flexibiliteit misschien wel de belangrijkste eigenschap is voor organisaties die een crisis moeten overwinnen. Flexibiliteit zorgt dat je sneller kunt schakelen en dus sneller nieuwe systemen uit de grond kunt stampen om zo in te kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen. Silo’s zijn misschien we de belangrijkste barrières die deze flexibiliteit in de weg staan.
Afgezien van het feit dat er organisatorisch en op het personele vlak nogal wat moet gebeuren om silo’s af te breken, kan ICT hier ook een belangrijke rol spelen. Door een uitgekiende integratie strategie waarmee bereikt wordt dat gegevens uit de diverse silo’s automatisch uitgewisseld worden zullen afdelingen zich al snel ‘eigenaar’ voelen van de gegevens die bij hen ontstaan.
Zij zijn per slot van rekening de bron waar de rest van de organisatie deze gegevens vandaan haalt, en dit komt met de nodige verantwoordelijkheden. Maar ook het consolideren van gegevens en het ontwikkelen van nieuwe initiatieven zal veel sneller gaan omdat niemand zich hoeft af te vragen welke klantgegevens nou de juiste zijn of waar we de enige juiste gegevens over voorraden, studenten of ziekenhuis-bedden vandaan moeten komen.
De technologie om deze integraties te bouwen is er al lang, maar de strategie om het te verwezenlijken komt bij veel organisaties langzaam van de grond. Bedenk eens hoe eenvoudig alles wordt als er maar één versie van de (data) waarheid in uw organisatie is. Zodat u altijd op een eenduidige manier de juiste en meest recente gegevens tot u beschikking heeft om nieuwe initiatieven te ontplooien. Hoe flexibel kun je het hebben?
Silo-loos werken brengt zo veel voordelen dat ik vind dat dit nieuwe woord nodig is om de voordelen te beschrijven. Totdat het niet langer nodig is.
