SED; Eén bron, één waarheid

SED-Organisatie – kortweg SED-, is de ambtelijke werkorganisatie van de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland. De werkprocessen en de dienstverlening zijn zoveel mogelijk hetzelfde in de drie gemeenten, maar SED houdt wel rekening met specifieke wensen en beleidsvrijheid. Vooral op het gebied van Informatie Technologie (ICT) zorgt dat voor uitdagingen, maar geeft het ook mooie oplossingen.

Net als alle andere gemeenten in Nederland heeft ook SED te maken met uitdagingen; bestaande ICT oplossingen van de drie gemeenten, veranderende wet- en regelgeving, de druk van toegenomen aantallen WOO verzoeken, huisvesting, natuur en milieu en de lijst wordt langer en langer. Daar kan alleen automatisering een oplossing bieden en die uitdaging heeft het huidige ICT team opgepakt.

Toekomstige uitdagingen

Silva Visser, Afdelingshoofd Informatie, is heel stellig; samen met Gertjan Gerritsen (Informatie Architect) die de eerste contacten met Enable U heeft gelegd, werken zij en de overige collega’s aan een beter inzicht in de architectuur. Dit is de enige manier om aan alle toekomstige uitdagingen het hoofd te bieden. CommonGround en dan vooral de gedachte “één bron, één waarheid” zorgen er voor dat organisatie als SED efficiënt kan blijven werken en aan alle toekomstige uitdagingen het hoofd kan bieden.

“Juist omdat zo veel gegevens op verschillende plaatsen zijn opgeslagen, is het beantwoorden van vragen van burgers erg complex”,  aldus Silva Visser. “Waar de CommonGround gedachte natuurlijk vooral geldt voor landelijke voorzieningen moeten we ook een soort lokale CommonGround implementeren. We moeten werken aan een architectuur die ons inzicht geeft hoe de processen lopen en waar we snel begrijpen welke verbindingen nodig zijn en deze ook snel kunnen creëren. Want alleen als het koppelen van applicaties eenvoudiger is kunnen we sneller de oplossingen leveren die de gemeenten nodig hebben”.

Koppelingen tussen verschillende applicaties en landelijke voorzieningen

Een deel van de oplossing is natuurlijk het standaardiseren van applicaties en het gebruik van meer clouddiensten. Voor het andere deel, de koppelingen tussen de verschillende applicaties en landelijke voorzieningen, is gekozen om samen te werken met Enable U. Om dit laatste geaccepteerd te krijgen door de 3 gemeenten werd een bijzondere aanpak gekozen. Het uitwisselen van Basisgegevens was niet efficiënt ingericht. SED medewerkers hebben, samen met Enable U en Shared Services Centrum DeSom in stilte de voorbereidingen getroffen en op 7 juni is de Managed Integration live gegaan waarmee nu alle 3 gemeenten van dezelfde cloud-service van Enable U gebruik maken. De gebruikers zijn na een maand geïnformeerd over de verandering. De stilte na de storm was een ervaring die nuttig is voor komende integraties.

Niels Beckers, CCO van Enable U; “Gertjan en Silva van SED organisatie hebben een duidelijke visie waar ze naartoe willen. Implementeren van CommonGround, data ophalen bij de bron en data gestuurd werken. De SED-Organisatie gekozen heeft voor 2Distribute en omdat dit een grote impact had op heel veel bestaande applicaties en processen was dit geen simpel project. Alle applicaties en hun interacties werden kaart gebracht, er moesten enorme hoeveelheden gegevens geladen (en up-to-date gehouden) worden en allerlei abonnementen die in de oude oplossing geïmplementeerd waren moesten blijven werken. En dit alles terwijl de 3 verschillende gemeenten gewoon hun normale diensten bleven leveren. We zijn er trots op dat ze Enable-U het vertrouwen hebben gegeven om dit allemaal, met 2Distribute als cloud dienst, waar te maken.”

“Puzzelen met het ICT landschap is niet zozeer een kwestie van de puzzelstukjes passend krijgen. Het is vooral de uitdaging de juiste stukjes eruit te snijden.” (Gertjan Gerritsen, Informatie Architect).